Idea Grup Roboczych przy Polskiej Radzie Facility Management

(na zdjęciu Zbigniew Mazurek, przewodniczący Grupy ds. Standaryzacji)

Polska Rada Facility Management tworzy przyjazną przestrzeń do wymiany poglądów dla profesjonalistów działających w branży FM. Projekt Grup Roboczych powstający w ramach prac PRFM będzie miał ogromne znaczenie dla wzajemnej edukacji, wymiany poglądów oraz podnoszenia poziomu polskich standardów rynkowych. Przyczyni się on również do wzrostu profesjonalizacji w rynku, a także do lepszego funkcjonowania wzajemnych relacji na linii usługodawca – zamawiający. Wszystko po to, aby uwolnić potencjał wiedzy drzemiący obecnie w wielu podmiotach, mogący przysłużyć się szerokiemu gronu odbiorców chcących korzystać z dobrodziejstw, jakie niesie ze sobą stosowanie najlepszych praktyk z obszaru Facility Management. Czym jednak są Grupy Robocze i w czym będą się specjalizowały? Prezentujmy ich zarys w poniższym artykule.

Polska Rada Facility Management to projekt branżowy powstały z inicjatywy największych graczy na krajowym rynku FM oraz redakcji magazynu „Real Estate Manager”. To stowarzyszenie zrzeszające obecnie 15 najważniejszych dostawców usług FM, którego główny cel stanowi lepsza integracja sektora wokół projektów edukacyjnych, standaryzacyjnych i konsolidacyjnych. W chwili obecnej stowarzyszenie tworzone jest przez blisko 60 Delegatów PRFM, którzy rekrutują się z firm członkowskich oraz niezależnych profesjonalistów mających ogromne doświadczenie zawodowe związane z obszarem FM-u.

Grupy robocze, które w pełni ukonstytuują się pod koniec pierwszego kwartału 2018 r., mają za zadanie precyzyjnie opracować najważniejsze dla branży zagadnienia i podjąć próbę ich uregulowania w postaci standardów, rekomendacji czy narzędzi, a jeśli będzie potrzeba – również badania. Charakter Grup ściśle zależy od ich tematyki przewodniej, jednak w głównej mierze opiera się na następujących zasadach:

Grupie przewodniczy Moderator, odpowiedzialny za nadawanie tempa dyskusji, analizę zagadnień specjalistycznych, tworzenie i zarządzanie kategoriami (zbiory zagadnień z określonego obszaru), a ostatecznie za nadzorowanie wykonania głównego celu Grupy ustalonego przez Zarząd PRFM.
W grupie bierze udział minimum 5 Delegatów lub ekspertów spoza PRFM zaproszonych przez Zarząd do zabrania głosu w dyskusjach. Dzielą się oni swoją wiedzą i doświadczeniami na spotkaniach Grupy. Uczestniczy rekrutują się zarówno ze strony usługodawców (branży), jak i klientów.
Każda Grupa Robocza otrzymuje pełne wsparcie Zarządu i Sekretariatu PRFM celem lepszej realizacji swoich zadań.
Do prac w Grupach Roboczych mogą być również zapraszane osoby spoza stowarzyszenia celem lepszego rozpoznania danego zagadnienia.
Spotkania są utrwalane, a ich wnioski każdorazowo utrwalane za pomocą wideo i pisemnie przez archiwistę, który je przechowuje i dzieli się nimi na forum internetowym oraz w formie dokumentów.
Spotkania Grup odbywają się według kalendarza pracy Grup Roboczych nadzorowanego przez Sekretariat PRFM i składają się z pięciu faz:

Kick off metting – spotkanie inicjujące, na którym zostają określone cele i droga realizacji zadań grupy.
Konsultacje branżowe – na którym w drodze dialogu branżowego wypracowywane są poszczególne rozwiązania, dokumenty, zadania. Powtarzane są tak długo aż zostanie wypracowany określony cel .
Konsultacje klienckie - efekt prac Grupy Roboczej jest przedstawiany stronie Klienckiej, która opiniuje jego realizację oraz daje kolejne sugestie co do dalszego doskonalenia dokumentów.
Pierwsze czytanie – po konsultacjach branżowych i konsultacjach klienckich dokument jest prezentowany całej radzie i zbierane są kolejne sugestie na większa skalę.
Korekty - ostateczna faza korekt. Do jej zakończenia można jeszcze zgłaszać uwagi . Pu upłynięciu planowanego na ten cel terminu dokument trafia do publikacji.
Publikacja - ostatnia faza, czyli publikacja i proces dystrybucji dokumentów lub wdrożenie wypracowanych rozwiązań.

Obecnie funkcjonuje 7 głównych Grup Roboczych.

Grupa ds. Edukacji

Facility Management opiera się przede wszystkim na wykorzystaniu profesjonalnego zespołu usług, który musi być realizowany za pomocą wyszkolonych kadr. Ponieważ FM jest z natury dziedziną multidyscyplinarną, wymaga ustawicznego kształcenia i stałego podnoszenia poprzeczki. PRFM poprzez swoje prace, chce zatem inicjować działania na rzecz lepszego kształcenia przyszłych kadr, które będą w przyszłości obsługiwały procesy FM-owe zarówno po stronie klientów, jak i usługodawców. W dyskusję na temat edukacji rynku chcemy angażować nie tylko samą branżę i przedstawicieli klientów, ale także uczelnie wyższe i środowiska akademickie, które jak wierzymy będą w przyszłości korzystały z owoców pracy PRFM przy tworzeniu przyszłych programów studiów wyższych.

Zadania:

współpraca z uczelniami wyższymi przy współtworzeniu kierunków dla branży FM,
promocja branży FM wśród absolwentów – projekt ogólnopolskiego systemu praktyk,
integracja środowisk akademickich i tworzenie platformy wymiany wiedzy z rynkiem komercyjnym.

Celem grupy jest:

stworzenie sugerowanego programu szkoleń edukacyjnych dla różnych środowisk klientów, zawierający listę porządnych umiejętności i kompetencji,
stworzenie rekomendowanego programu dla uczelni wyższych zawierający opis pożądanych kompetencji, umiejętności, przedmiotów i działów.

Grupa ds. Administracji publicznej

PRFM zamierza rozpocząć dialog z przedstawicielami administracji publicznej, celem lepszego zdefiniowania potrzeb, jeśli chodzi o uzupełnienie wiedzy i dostarczenie precyzyjnych narzędzi niezbędnych do poprawnego przeprowadzenia procesu postępowania przez podmioty publiczne na zakup usług na rynku profesjonalnego FM-u. Zależy nam, aby wykazywać przed sektorem publicznym, jak wiele korzyści niesie za sobą stosowanie dojrzałego modelu FM zwłaszcza dla głównych beneficjentów publicznego FM-u, jakimi są obywatele Polski oraz budżet państwa. W tym celu zamierzamy wykorzystywać wiedzę zagraniczną, zwłaszcza z krajów o bardziej dojrzałym rynku, z którego możemy czerpać najlepsze przykłady i wzorce.

Zadania:

określenie zapotrzebowania na wiedzę z obszaru usług FM wśród przedstawicieli administracji publicznej,
upowszechnianie idei FM w środowiskach rządowych,
stworzenie zaleceń i porad dla administracji publicznej w obszarze najlepszych praktyk FM,
promowanie idei outsourcingu w administracji publicznej,
wpisanie PRFM na listę lobbingową w ewidencji Kancelarii Sejmu,
wpisanie zawodu FM na listę Klasyfikacji Zawodów i Specjalności do Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług.

Celem grupy jest:

stworzenie rekomendowanego modelu realizacji usług Facility Management na rynku administracji publicznej zawierający elementy związane z zarządzaniem zmianą i opisem korzyści ekonomicznych i jakościowych z wejścia w taki model.

Grupa ds. Standaryzacji

Cel grupy stanowi wytworzenie wspólnych dla całego rynku standardów, jeśli chodzi o składowe całego procesu świadczenia usług typu FM. To jedno z najtrudniejszych wyzwań, przed jakimi stoi obecnie Polska Rada Facility Management, bowiem wymaga ogromnego zaangażowania jej najbardziej doświadczonych członków, a także sprawnego kategoryzowania specjalistycznej wiedzy, procedur, terminów oraz standardów technicznych i biznesowych. W praktyce oznacza to precyzyjne opisanie usługi FM – jej składowych, zakresu i obszarów celem lepszego dopasowania do potrzeb poszczególnych grup klientów, oraz do ich przyszłego wzajemnego porównania, czyli benchmarkingu.

Zadania:

standaryzacja procesu przetargowego na usługi z obszaru FM,
promocja norm i standardów światowych w środowisku FM i wśród klientów – celem wyboru najlepszych, prorozwojowych standardów z obszaru FM,
normalizacja i standaryzacja w zakresie słownictwa branżowego,
wstępna platforma do benchmarkingu,
stworzenie kodeksu etyki zawodowej dla zawodu facility managera.

Celem grupy jest:

standaryzacja procesu przetargowego z perspektywy klienta, stworzenie katalogu dostępnych usług w branży FM.

Grupa ds. Inteligentnego FM

Nowoczesny Facility Management opierać się będzie na wykorzystaniu narzędzi informatycznych ułatwiających zarządzanie całym procesem i wszystkimi jego składowymi. Cyfrowa rewolucja, jaka dokonuje się na naszych oczach we wszystkich obszarach naszego życia oraz w najbardziej relewantnych dla branży FM dziedzinach, czyli w nieruchomościach i infrastrukturze miejskiej, będzie miała ogromy wpływ na to, w jaki sposób będziemy korzystali z nieruchomości w kolejnych latach. PRFM ma ambicje, aby wychodzić naprzeciw wyzwaniom, jakie niesie przyszłość, oraz edukować klientów i rynek profesjonalistów, by lepiej przygotować się do optymalnego wykorzystania narzędzi informatycznych, systemów i technologii również tych z obszaru Internetu Rzeczy (IoT).

Zadania:

określenie katalogu narzędzi i rozwiązań z obszaru IT wchodzącego w obszar zainteresowania FM zarówno teraz, jak i w przyszłości,
organizowanie spotkań z przedstawicielami świata technologii oraz inwestorów i deweloperów z rynkiem FM,
tworzenie standardów w obszarze rozwiązań IT dla rynku FM,
analiza rynku pod kątem smart cities i tworzenie zaleceń dla administracji publicznej.

Celem grupy jest:

stworzenie rekomendacje w wykorzystaniu inteligentnych technologii w doskonaleniu modelu FM w celu zmniejszenia kosztów oraz poprawy efektywności i jakości świadczonych usług (katalog technologii i oprogramowania).

Grupa ds. HR dla Facility Management

Obecnie wszystkie branże borykają się z problemem braku specjalistycznych kadr i stałym wzrostem zapotrzebowania na nowych pracowników. Problem ten jest odczuwalny również w sektorze FM, który jest szczególnie podatny na braki kadrowe, bowiem w znacznej mierze opiera się na pracy ludzi i trudno go zautomatyzować. PRFM, tworzy zatem wyspecjalizowaną komórkę, której zadanie stanowi wspomaganie firm członkowskich w rekrutowaniu przyszłych pracowników poprzez podnoszenie ogólnej atrakcyjności zawodowej branży w oczach absolwentów uczelni wyższych, szkół technicznych oraz średnich. Jej celem jest też profesjonalizowanie struktur HR członków PRFM poprzez szkolenia, wspólne akcje promocyjne skierowane do poszczególnych grup zawodowych, a także badanie zapotrzebowania na poszczególne kompetencje w branży i próby działania reaktywnego.

Zadania:

badania zapotrzebowania na specjalistów z określonych dziedzin wśród firm z branży FM,
tworzenie list pożądanych kompetencji,
promocja branży FM jako stabilnego pracodawcy,
zachęcanie środowisk akademickich i średnio szkolnych do wiązania swojej kariery zawodowej z branżą FM,
nawiązanie współpracy z operatorem pozyskującym imigrantów zarobkowych na potrzeby branży,
wspomaganie branży FM w tworzeniu programów z obszaru employer branding,
publikowanie zaleceń branżowych oraz opinii z obszaru zatrudnienia dla branży FM.

Celem grupy jest:

stworzenie ogólnopolskiego otwartego system praktyk dla absolwentów szkół średnich, technicznych i uczelni wyższych, które będą się odbywały w firmach członkowskich.

Grupa ds. Workplace

Efektywność pracowników biurowych w znacznej mierze zależy od organizacji biura pod względem panującego w nim komfortu, jakości realizacji fit-outu, organizacji przestrzeni oraz usług dostępnych dla wszystkich pracowników. PRFM wzorem dojrzałych krajów i korzystając z doświadczeń korporacyjnych globalnych firm, zamierza mapować najważniejsze problemy i zagadnienia mające wpływ na jakość pracy w biurze. Wszystko po to, aby podnosić świadomość rynku o tematach związanych z ergonomią pracy i jej przełożeniem na funkcjonowanie organizacji.

Zadania:

opracowanie standardów na rzecz efektywnej organizacji biurowej,
badanie wydajności zespołów w oparciu ankiety przeprowadzane we współpracy z office oraz facility managerami,
tworzenie poradnika przeprowadzania fit-outów,
tworzenie porad i zaleceń dla branży nieruchomości komercyjnych w obszarze biur przyjaznych pracownikowi,
dotarcie do deweloperów i architektów w celu przekazania najlepszych praktyk.

Celem grupy jest:

stworzenie ankiety satysfakcji pracowników z miejsca pracy zestawiony z poziomem rotacji w firmach a powierzchnią netto przypadająca na jednego pracownika,
stworzenie zaleceń i standardów dla lepszej organizacji miejsca pracy w Polsce.

Rekomendowana Grupa AUDYTORÓW

Celem tej grupy jest wytworzenie tzw. trzeciej strony rynku (third parties), czyli rynku konsultantów i doradców niezależnych, którzy swoją wiedzą będą mogli wesprzeć klientów w lepszej organizacji procesów z obszaru FM. Niezwykle ważna jest dla nas niezależność w kreowaniu przez nich własnych opinii i oceny zagadnień problematycznych, dlatego powstanie specjalny zbiór zasad określający warunki przyznawania tytułu Audytora PRFM. Konsultanci w naszej ocenie są brakującym elementem w łańcuchu świadczenia usług FM i podnoszenia ogólnej profesjonalizacji rynku. Ich rola dla biznesu klientów jest nie do przecenienia i dzięki ich pracy możliwe będzie znaczne skrócenie i uproszczenie wdrożenia modelu FM opartego na wiedzy, wskaźnikach i dojrzałego zarządzania strategicznego, taktycznego i operacyjnego.

Zadania:

stworzenie katalogu ekspertów PRFM, w konkretnych dziedzinach, którzy byliby promowani na stronie stowarzyszenia, odpowiadali na zapytania klientów oraz brali udział w wydarzeniach branżowych jako niezależni specjaliści,
stworzenie zasad przydzielania i odbierania tytułu oficjalnego audytora PRFM,
wyłonienie i zbudowanie trzeciej strony rynku (doradców) w obszarze FM.

Celem grupy jest:

stworzenie kryteriów merytorycznych do przyjmowania audytorów i zasad funkcjonowania audytorów,
stworzenie zasad etycznych pracy audytorów,
wytypowanie audytorów.

Oficjalne rozpoczęcie działalności Grup Roboczych nastąpi na początku 2. kwartału i będzie moderowane na stronie www.prfm.pl.

Zapraszamy do współpracy wszystkich ekspertów chcących przyczynić się do poprawy standardów rynkowych niezależnie od tego, czy wywodzą się od klientów, czy usługodawców. Razem uda się nam zmienić branżę na lepsze.

Artykuł opublikowany w Real Estate Manager nr 31 (luty/marzec 18)