Projektowanie zmiany środowiska pracy — przeprowadzka

Przygotowanie przeprowadzki wieńczy długi proces projektowania nowego środowiska pracy. Odgrywa on szczególną rolę, ponieważ na tym etapie mogą się pojawić różnego rodzaju zawirowania wpływające na ciągłość działania biznesu.

Autor: Karolina Dudek, członkini Grupy ds. Workplace

Tekst pochodzi z opracowania Grupy ds. Workplace, Projektowanie nowego środowiska pracy

Przenosi się wtedy nie tylko wybrane meble, lecz także i dokumenty, do których czasowo pracownicy nie będą mieli dostępu oraz sprzęt IT, który musi zostać ponownie zainstalowany nowym biurze. Warto pamiętać w tym czasie o komunikacji z pracownikami.

Dobrą praktyką jest przedstawienie harmonogramu przeprowadzki z odpowiednim wyprzedzeniem, poinformowanie zatrudnionych osób, do kiedy muszą zabrać z biura osobiste rzeczy, kiedy zostaną spakowane i przeniesione dokumenty oraz rzeczy należące do poszczególnych działów, by mogły one dostosować planowanie pracy i spotkań.

Wyprowadzenie się ze starego biura może wiązać się z koniecznością przywrócenia odpowiedniego stanu przestrzeni. Te kwestie powinny zostać zweryfikowane na pierwszym etapie w ramach analizy stanu obecnego nieruchomości i powinien być na to przewidziany odpowiedni budżet.

Po przeprowadzce trzeba zadbać o to, by zmienić adres siedziby firmy w wielu miejscach, nie tylko wpisać nowy adres w stopkach e-mail, we wzorach dokumentów firmowych czy na stronie internetowej, lecz także zrobić odpowiednie zgłoszenie w KRS, zaktualizować dane w polisie ubezpieczeniowej, w wyszukiwarce Google i bazach teleadresowych, poinformować klientów i dostawców.

Chcesz wiedzieć więcej na temat budowania nowego środowiska pracy, w tym także przeprowadzki? Pobierz darmowe opracowanie PRFM: https://www.prfm.pl/workplace-raport